CHÍNH SÁCH ĐẶT TOUR VÀ THANH TOÁN
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng đối với tất cả các khách hàng sử dụng dịch vụ do CÔNG TY TNHH DU LỊCH SÀI GÒN MICE (sau đây gọi là “Công ty”) cung cấp, bao gồm nhưng không giới hạn ở các chương trình du lịch, tour khách đoàn, MICE, Team Building, Gala Dinner, hội nghị, hội thảo và các dịch vụ du lịch khác.
2. Tiếp nhận yêu cầu và báo giá
Khách hàng có thể gửi yêu cầu sử dụng dịch vụ thông qua:
- Website của Công ty;
- Điện thoại;
- Email;
- Zalo;
- Văn phòng Công ty;
- Hoặc các hình thức liên hệ khác do Công ty công bố.
Sau khi tiếp nhận thông tin, Công ty sẽ khảo sát nhu cầu, tư vấn phương án phù hợp và gửi báo giá chi tiết để khách hàng xem xét.
Báo giá có giá trị trong thời hạn ghi trên báo giá hoặc theo thông báo của Công ty. Sau thời hạn này, giá dịch vụ có thể được điều chỉnh theo tình hình thực tế của thị trường và nhà cung cấp.
3. Xác nhận đặt tour
Việc gửi yêu cầu tư vấn, nhận báo giá hoặc trao đổi qua điện thoại, email, mạng xã hội không được xem là việc đặt giữ dịch vụ.
Tour hoặc dịch vụ chỉ được xem là đặt thành công khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Hai bên thống nhất nội dung chương trình và giá dịch vụ;
- Hai bên ký kết hợp đồng hoặc văn bản xác nhận dịch vụ;
- Khách hàng thực hiện thanh toán theo tiến độ đã thỏa thuận.
Công ty chỉ tiến hành đặt và xác nhận các dịch vụ với nhà cung cấp (khách sạn, phương tiện vận chuyển, nhà hàng, điểm tham quan, vé máy bay, bảo hiểm và các dịch vụ liên quan) sau khi hợp đồng được ký kết và khách hàng thực hiện thanh toán theo thỏa thuận.
Đối với các dịch vụ có số lượng giới hạn hoặc yêu cầu giữ chỗ gấp, Công ty sẽ thông báo cụ thể để khách hàng có phương án xác nhận và thanh toán kịp thời.
4. Chính sách thanh toán
4.1. Thanh toán theo hợp đồng
Nguyên tắc thanh toán thông thường được áp dụng như sau:
- Đợt 1: Khách hàng thanh toán 70% giá trị hợp đồng ngay sau khi hợp đồng được ký kết hoặc theo thời hạn ghi trong hợp đồng.
- Đợt cuối: Khách hàng thanh toán 30% giá trị còn lại sau khi chương trình kết thúc, Công ty hoàn tất hồ sơ thanh toán và xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), trừ khi các bên có thỏa thuận khác bằng văn bản.
4.2. Thanh toán linh hoạt
Tùy theo quy mô chương trình, thời gian tổ chức hoặc yêu cầu của khách hàng, hai bên có thể thống nhất phương án thanh toán thành nhiều đợt.
Tiến độ thanh toán cụ thể sẽ được ghi rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng và có giá trị pháp lý như một phần không tách rời của hợp đồng.
4.3. Hình thức thanh toán
Khách hàng có thể thanh toán bằng một trong các hình thức sau:
- Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Công ty;
- Tiền mặt tại văn phòng Công ty;
- Các hình thức thanh toán hợp pháp khác theo thỏa thuận giữa hai bên.
Khách hàng được khuyến khích thanh toán bằng chuyển khoản để thuận tiện cho việc đối chiếu và lưu trữ chứng từ.
5. Xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
Công ty thực hiện xuất hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật hiện hành.
Khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn cần cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
- Tên đơn vị;
- Mã số thuế;
- Địa chỉ;
- Email nhận hóa đơn;
- Các thông tin khác theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Hóa đơn sẽ được lập theo thời điểm và nội dung quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Trường hợp khách hàng yêu cầu thay đổi thông tin hóa đơn sau khi hóa đơn đã được phát hành, việc điều chỉnh sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
6. Điều chỉnh số lượng khách và dịch vụ
Đối với các chương trình khách đoàn, việc tăng hoặc giảm số lượng thành viên, thay đổi danh sách khách hoặc điều chỉnh dịch vụ sẽ được thực hiện theo các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng.
Mọi chi phí phát sinh (nếu có) sẽ được Công ty thông báo để hai bên thống nhất trước khi thực hiện.
7. Thanh toán các chi phí phát sinh
Các khoản chi phí phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng (nếu có), bao gồm nhưng không giới hạn ở việc nâng hạng dịch vụ, bổ sung điểm tham quan, tăng số lượng khách, kéo dài thời gian chương trình hoặc các yêu cầu phát sinh khác của khách hàng, sẽ được hai bên thống nhất bằng văn bản hoặc hình thức xác nhận hợp lệ trước khi thực hiện.
Khách hàng có trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí phát sinh đã được xác nhận theo thời hạn do hai bên thỏa thuận.
8. Trách nhiệm của khách hàng
Khách hàng có trách nhiệm:
- Thanh toán đúng thời hạn theo hợp đồng;
- Cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin phục vụ việc ký kết hợp đồng và xuất hóa đơn;
- Phối hợp với Công ty trong việc xác nhận chương trình, danh sách đoàn và các yêu cầu liên quan;
- Thông báo kịp thời nếu có thay đổi để Công ty làm việc với các nhà cung cấp.
9. Hiệu lực của chính sách
Chính sách Đặt tour và Thanh toán này là một phần của Điều khoản và Điều kiện sử dụng dịch vụ của Công ty.
Đối với các chương trình có ký kết hợp đồng, trường hợp nội dung hợp đồng có quy định khác với chính sách này thì các điều khoản trong hợp đồng đã ký giữa hai bên sẽ được ưu tiên áp dụng.
